PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y PLANEACIÓN PROSPECTIVA ESTRATÉGICA ¿Podemos crear nuestro futuro?

"A quien no sabe a donde va, cualquier camino le sirve" - Séneca.

"Me interesa el futuro porque es el sitio donde voy a pasar el resto de mi vida"  -  Woody Allen.

La anticipación o planeación suele no ser ampliamente practicada al tomar decisiones, pues cuando las cosas van bien, se puede prescindir de ellas, y cuando las cosas van mal, ya es demasiado tarde. Como Miguelito en la caricatura de Mafalda, muchos directores corporativos pasan la mayor parte de su tiempo esperando que las cosas sucedan para reaccionar, su lucha  es contra los incendios. Todo el tiempo se la pasan  reaccionando ante los problemas. Para estos directores, y  probablemente para muchos de nosotros, resulta ser muy difícil detenerse y echar un vistazo  a lo que queremos lograr y cómo queremos lograrlo. Estamos demasiado ocupados haciendo lo que creemos que está bien porque pensamos que de esa forma estamos obteniendo algún progreso. Sin embargo, una de las principales diferencias entre los gestores exitosos y los anteriores es la habilidad para obtener un punto de vista más amplio, para mirar a largo plazo lo que  se quiere hacer y cómo hacerlo. 

Una de las mejores formas de desarrollar esta habilidad es mediante  la aplicación de la Planificación Estratégica. 

Para muchos empresarios, la Planificación Estratégica, aparece como un concepto oscuro del cual, en la prensa económica, se ha hablado mucho pero se aplica poco y sigue siendo una necesidad vital para todas las empresas hoy en día,  sean grandes o pequeñas. ¿Por qué? Debido a que un Plan Estratégico le permite determinar con exactitud a dónde quiere llevar su negocio durante el próximo año o a más largo plazo y lo más importante, cómo lo va a hacer. 

La Planificación Estratégica es un proceso coordinado, metódico y sistémico para determinar la dirección de un negocio y la forma de aplicarlo para alcanzarlos. Si no seguimos un plan, es como si se navegara en aguas desconocidas sin un mapa, y sin un mapa, no se puede hacer frente a las situaciones relacionadas con la fuerte competencia que surgirá inevitablemente, la creciente globalización, los patrones impredecibles de inversión, los clientes más exigentes y los rápidos avances en la tecnología. Mientras más alta  sea la  incertidumbre, lo que es el caso de las gestiones globalizadas de hoy en día, mayor es la necesidad de planificar.

Toda Organización necesita tener un Plan Estratégico si se está dando una de las siguientes situaciones:

    * Se ha puesto en marcha una iniciativa para producir resultados importantes para la organización, y estamos en el equipo o somos líderes de la iniciativa.

    * La organización se está desempeñando pobremente en áreas críticas para el éxito del negocio (costos de operación, la satisfacción del cliente, la calidad de los bienes o servicios, etc), y ha sido necesario involucrarse para resolver este problema.

    * Es necesario dar prioridad a una cantidad limitada de dinero para  invertirlo entre una variedad de iniciativas de mejora (la organización no puede hacerlo todo).

    * Se nos ha pedido fijar metas a corto y largo plazo para la organización en áreas clave de rendimiento.

Visto esto, en otras palabras, la mayoría de las empresas y las organizaciones necesitan un Plan Estratégico, pero pocos lo tienen. Por otra parte, algunas organizaciones piensan que tienen uno y no lo llevan a cabo. 

La Planificación Estratégica comienza dando respuesta a estas tres preguntas:

¿ Dónde estamos hoy ?

¿ Dónde queremos ir ?

¿ Cómo podemos llegar a donde queremos ir ?

Sin embargo, la sola resolución de estas inquietudes no es definitiva para llevar a cabo la Planeación, también es necesario cumplir cuatro aspectos fundamentales, que si no se resuelven de manera correcta no nos llevaran al objetivo final , y estos son:

Conciencia : Ser conciente de la inexistencia de un Plan es una cuestión clave. El día a día, y las necesidades urgentes y apremiantes de los problemas de hoy puede ser de total absorción para nosotros y no siempre nos damos cuenta de esta situación y, de hecho, puede ser la ausencia de una visión y un plan lo que hace que nuestra organización sea tan reactiva, y pasamos mucho tiempo  en una lucha  de forma proactiva en lugar de satisfacer las necesidades de nuestros clientes.  

Deseo : Un obstáculo para efectuar una Planeación Estratégica  es la falta de deseo de crear una. Esta falta de motivación para hacer este trabajo puede provenir de la falta de experiencia sobre cómo las visiones y planes eficaces puede conducir y dar energía a una organización, o de las experiencias anteriores en las cuales la credibilidad de los ejercicios de "visión" de la organización se ha visto en entredicho.

Conocimiento : Para los directivos que tienen la conciencia de que una visión y un plan están ausentes y tienen el deseo de crearlos, lo siguiente que deben poseer es el cómo hacerlo. ¿Qué hacer primero? ¿Necesita un equipo? ¿Cómo se selecciona el equipo y quiénes son los jugadores adecuados? ¿Cómo puedo reconocer una fuerte visión y plan estratégico de uno débil? ¿Cómo obtener la aprobación ejecutiva? ¿Cómo se comunica a los otros empleados sobre lo que se está haciendo de tal manera que se sientan comprometidos y bien informados? ¿Cómo se asegura la alineación con los clientes y la dirección de la empresa? Conseguir este conocimiento es fundamental para el éxito en la creación y el mantenimiento de su plan.

Competencia :  Si los tres elementos anteriores se cumplen - la conciencia, el deseo y el conocimiento - ¿ El equipo tiene la capacidad de actuar con base  en este conocimiento para crear un Plan Estratégico ?. Una cosa es conocer la teoría y otra muy distinta es actuar con base en esta para producir resultados. El equipo debe tener la competencia para crear una Visión y un Plan Estratégico con éxito. Esta competencia debe tenerse en cuenta al seleccionar el equipo y los consultores a participar.

Precisamente, nace la inquietud de quienes son los miembros de la Organización que deben ser involucrados en el conocimiento del Plan y esta inquietud tiene una sola respuesta: Todos.

La existencia de un Plan Estratégico no garantiza en si misma el Éxito en la obtención de la Visión para ello se debe contar con los líderes que motiven al equipo, este equipo debe contar con la participación de todos  los actores, a su vez, con los recursos necesarios y tal vez lo más importante, llevar a cabo la acción para alcanzar el objetivo. La ausencia de alguno de ellos puede llevar a situaciones no deseadas a saber, La ausencia de un plan genera confusión, si hacen falta líderes, se genera ansiedad entre los integrantes del grupo, si hacen falta personas capaces de llevar acabo las acciones de manera adecuada, se genera lentitud, la falta de recursos nos llevará a la frustración y si contamos con todo lo anterior, pero no llevamos a la practica el Plan, es decir, si no tomamos una acción, nuestro Plan se quedará sólo en sueños.  

¿ Cual es la uitlidad de la Planeación Estratégica ?

La planificación estratégica nos ayudará a:

    * Describir el propósito de nuestro negocio y establecer metas realistas.

    * Para comunicar estos objetivos a los empleados.

    * Para asegurar que el personal utilice los recursos de manera óptima.

    * Para medir su progreso y encontrar la manera de llenar los vacíos.

    * Para crear un consenso dentro de su organización en relación con aquello a lo que se pretende.

    * Para aumentar la productividad, asegurando que los empleados sepan a dónde van y qué se espera de ellos.

    * Para aprovechar nuestros puntos fuertes.

    * Para superar nuestras debilidades.

    * Para aprovechar las oportunidades de negocio.

    * Para proteger nuestro negocio contra las amenazas que acechan.

Las organizaciones que desean dejar de luchar contra el fuego  y alinearse  en torno a sus iniciativas de mejora deben exigirse el llevar a cabo la realización de un Plan Estratégico. El primer paso para tener uno es identificar las barreras, y emprender las acciones necesarias para la ruptura de esas barreras. Para cada una de estas barreras la solución apropiada es diferente. 

En todos los casos, el éxito o el fracaso dependerán de la eficacia y la fuerza del Plan.

Construyendo el Futuro.

Podemos crear el futuro ? En la respuesta a esta pregunta, podemos encontrar  diversas posturas : Encontramos la postura de las personas que dicen "nada se puede hacer para cambiar el futuro", son aquellas personas que se resignan y consideran que "el futuro ya está escrito" , son incrédulos que dicen "no podemos conocer el futuro" y obviamente no harán nada para cambiarlo. Lamentablemente estas posiciones parecen decir que no vale la pena el esfuerzo de investigar el futuro y prepararse para él.

Es aquí donde toma importancia una disciplina científica, absolutamente probada y conocida como Prospectiva Estratégica.

La Prospectiva, también considerada como investigación de futuros, es el estudio sistemático de posibles condiciones del futuro. Incluye el análisis de cómo esas condiciones podrían cambiar como resultado de la aplicación de políticas y acciones, y las consecuencias de estas políticas y acciones. Estudia las causas científicas, técnicas, económicas, políticas, sociales y culturales que aceleran la evolución del mundo moderno y la previsión de las situaciones consecuentes de la conjugación de esas causas. Hacer Prospectiva es integrarse al respecto de los grandes problemas y desafíos que se nos presentan y explorar los futuros posibles.

La Prospectiva provee herramientas concretas e información clave para la Planificación Estratégica. En especial para la Planificación a Largo Plazo. Su fundamento central es considerar que el futuro no es único, pero que los hechos y situaciones pueden adquirir diferentes matices que configuran un conjunto de alternativas que pueden ser explorados con anticipación. La Prospectiva no contempla un único futuro posible, habla de un escenario tendencial,  de uno probable e incluso deseable, pero nunca de un escenario único. 

La Prospectiva ha demostrado la importancia de investigar el futuro, por la sencilla razón de que todos nosotros construimos permanentemente nuestro futuro. Cuando hacemos bien las cosas hoy, posiblemente estamos construyendo el futuro que queremos y si en este momento estamos haciendo las cosas mal, también estamos construyendo futuro, pero ese futuro , seguramente, no será el que deseamos, y si no hacemos nada para construir futuro, también de alguna manera, estamos construyendo futuro por omisión , lo que significa que dejamos en manos de otros y de las circunstancias, la construcción de nuestro futuro. 

De lo anterior se deduce que investigar y construir el futuro deseado, como individuos y el de las Organizaciones que lideramos debe ser nuestra obligación, desde el punto de vista ético y de responsabilidad social.

Anticipación, Sistemas de alertas oportunos, Evaluación anticipada de riesgos y oportunidades son procesos propios de la prospectiva con los cuales podemos penetrar en los diferentes y variados futuros y ver, anticipadamente, que puede suceder y que consecuencias puede tener uno u otro futuro y en función de ello Planificar cómo podríamos llegar al futuro deseado , de acuerdo con varios escenarios planteados.

El proceso de la Prospectiva cuenta con dos grandes fases que son complementarias entre si. La primera es la Exploratoria, en la cual tratamos de conocer, deducir, e inducir cuales podrían ser los riesgos y oportunidades, aplicando la inteligencia estratégica, competitiva y de negocios. Esta inteligencia estratégica le permite a los decisores llevar a cabo la segunda fase que es la Decisional , la cual consiste en pensar y desarrollar las estrategias y mediante ellas, Planificar para llevarlas a la práctica y construir los diferentes escenarios y sobre todo el escenario deseado.

Como lo dijo el economista francés, profesor en el Conservatoire National des Arts et Métiers, titular de la cátedra de prospectiva estratégica, Michel Godet, "La Planeación no tiene ningún sentido si no está vinculada a la acción". Por dicha razón Prospectiva y Planificación Estratégica se complementan y trabajan permanentemente enlazadas entre sí ayudando a la toma de decisiones y por ende al logro de los objetivos. 

En conclusión, en primer lugar, la Prospectiva puede ser utilizada para la identificación de los riesgos y oportunidades respondiendo a las preguntas : ¿Que debo hacer?, ¿Que no debo hacer, pues sería un error o contraproducente?, ¿Qué debo tratar de impedir que ocurra?, ¿Qué debo intentar que ocurra para que se configure el escenario deseado? y después de estas : ¿Qué  es lo peor que podría suceder?, ¿Que es lo mejor que podría suceder?.

En segundo lugar, la construcción de diversos escenarios puede ser utilizada  para desarrollar posturas proactivas. Disponiendo de estos escenarios es más fácil detectar lo que es importante hacer y lo que nunca debería permitirse.

Lo más importante es impulsar el desarrollo de una cultura de Planeación Estratégica, incentivando actitudes proactivas que exploren las consecuencias de cada acción u omisión en nuestras vidas y en nuestras organizaciones. 

Bibliografia:

GODET, Michel. Manual de prospectiva Estratégica: De la Anticipación a la Acción.

GODET, Michel. The art of Scenarios and Strategic Planning: Tools and Pitfalls

LICHA, Isabel. La construcción de Escenarios: Herramienta de la Gerencia Social.

TOBAR, Federico. Análisis de Tendencias y Construcción de Escenarios.  

BALBI, Eduardo. Escenarios y Estrategia: Prospectiva Estratégica para las Américas.